Kolubara usluge DMS software- EPS

Upravljanje dokumentima

Klijent kome smo već uveli modul Upravljanje ljudskim resursima želi da implementira DMS. Naime, reč je o preduzeću koje upošljava oko dve hiljade radnika i koje u svakodnevnom poslovanju kreira na desetine dokumenta. Kreiranje, arhiviranje i tok ovolike dokumentacije je zahtevan proces i elektronska arhiva je realna potreba ovog preduzeća. Budući da je reč o državnom sektoru, elektronska arhiva je i zakonska obaveza koju preduzeće mora da ispuni.

  • APPOnedb Platforma
  • KategorijaImplementacija

IZAZOVI

Glavni problemi u svakodnevnom radu

Ovaj klijent ima na desetine dokumenata koji svakodnevno cirkulišu unutar firme i van nje. Sva dokumenta beleže se u arhivskim knjigama prilikom izrade a zatim "putuju" od službe do službe i prođu kroz ruke nekoliko zaposlenih do konačne realizacije određenog radnog procesa. Na tom "putu" koji se delimično beleži u arhivsku knjigu, dešavaju se brojni propusti.

  • Veliki obim posla uzrokovan manuelnom izradom velikog broja sličnih dokumenata
  • Gubljenje dokumentacije usled nepravilnog toka koji nije beležen u arhivske knjige
  • Pronalaženje dokumentacije iz arhive
  • Propusti u rokovima za izradu dokumentacije i okončavanje proces rada. Ovo je naročito problematično u procesima u kojima učestvuju treća lica, kao što su javne nabavke.
  • Nemogućnost da se izradi dokumentacija koja je uglavnom zakonska obaveza. Kod javnih preduzeća postoji mnogo zahteva koji su nametnuti "odozgo" a koje preduzeće teško može da ispuni kada procesi unutra ne funkcionišu besprekorno (primer: FUK, elektronska arhiva..).

REŠENJE

Budući da smo ovom klijentu već uveli Upravljanje ljudskim resursima, DMS je u ovom slučaju nadogradnja sistema koji smo uspostavili. Već smo omogućili automatsko generisanje dokumentacije iz radnog odnosa a sada smo to proširili i na sve ostale segmente rada. Uveli smo:

  • Automatsko kreiranje svih dokumenata koji se izrađuju na dnevnom nivou: radni nalozi, trebovanja iz magacina, ulaz u magacin..
  • Dokumentacijom smo povezali procese. Primera radi, radni nalog povezan je sa trebovanjem iz magacina i prilikom njegovog kreiranja, sa magacinskog stanja se "skida" količina proizvoda/sirovine potrebna za obavljanje određenog procesa.
  • Kroz elektronsku arhivu nema grešaka u toku dokumentacije jer je unapred definisan.
  • Dokumentacija ne može da se zagubi jer je u svakom trenutku moguće jednostavno pretraživanje arhive.
  • Predupredili smo greške u radnim procesima tako što sistem sam "alarmira" kada neki proces nije doveden do kraja.

REZULTAT

  • UNAPREĐENO POSLOVANJE: radni procesi koje je lako pratiti i u kojima su propusti smanjeni na minimum, čine ključ uspešnog poslovanje i stvaraju prilike za rast i razvoj svakog preduzeća
  • ZADOVOLJNI ZAPOSLENI: automatizacijom šablonskih dokumenata, zaposleni su u potpunosti oslobođeni suvišnog posla koji podrazumeva ponavljajuće radnje i mogu da se usmere na unapređenje poslovnih procesa.
  • ZADOVOLJNI KLIJENTI I EKSTERNI SUBJEKTI: za preduzeća uslužne delatnosti zadovoljstvo kupca je od najvećeg značaja za opstanak a u slučaju našeg klijenta od jednake važnosti je i ispunjenost zahteva svih eksternih subjekata (DRI i svi ostali subjekti koji kontrolišu rad iz vladinog sektora).