IZAZOVI
Glavni problemi u svakodnevnom radu
Klijent je imao problema da vodi evideciju zaposlenih, kao i svu pripadajuću dokumentaciju iz radnog odnosa. Softver koji su prethodno koristili nije imao mogućnost izveštavanja a zaposleni u ljudskim resursima često su nailazili na greške u podacima.
- Veliki broj različitih tipova dokumenata koje izrađuju ručno (ugovori o radu, rešenja o godišnjem odmoru, prekovremenom radu, stimulaciji...)
- Teškoće u praćenju trajanja ugovora
- Različite tipovi izveštavanja o zaposlenima koje softver ne podržava
- Pogrešne podatke u bazi zaposlenih usled grešaka pri unosu
- Gubljenje dokumentacije usled ljudske greške u redosledu toka dokumentacije
- Kontrolu pristupa podacima: svi zaposleni koji su koristili softver imali su uvid u sve podatke u njemu, kao i mogućnost da ih slučajno ili namerno izmene a administrator nije imao mogućnost uvida u aktivnosti korisnika na softveru.
REŠENJE
Sagledavši celokupan obim posla u oblasti ljudskih resursa u kompaniji, naš softver potpuno smo prilagodili klijentu na više načina:
- Kreirali smo bazu zaposlenih u koju se unose podaci koji su preduzeću potrebni
- Prilikom unosa podataka softver "alarmira" ako neka polja ostanu prazna i tako umanjuje mogućnost greške
- Softver "obaveštava" zaposlenog o ugovorima koji uskoro ističu
- Automatizovali smo sve izveštaje koji su ranije rađeni ručno i oni se generišu jednim klikom
- Automatizovali smo sva dokumenta iz radnog odnosa, tako da se odabirom zaposlenog i odgovarajućeg tipa dokumenta automatski kreira potreban dokument za tog zaposlenog
- Ograničili smo kontrolu pristupa po nivoima: neki zaposleni mogu samo da vrše pregled podataka i to za one zaposlene koji su u njihovoj nadležnosti, neki imaju mogućnost delimične izmene podataka a administrator ima kompletan pristup kao i uvid u svaku aktivnost svakog korisnika softvera. Na ovaj način, u mnogome se predupređuju slučajne ili namerne izmene podataka i smanjuju greške u podacima.
REZULTAT
- TAČNI PODACI: u velikoj meri već u prvim mesecima od implementacije, zapoisleni u ovom preduzeću uočili su mnogo manje problema sa tačnošću podataka.
- Prilikom unosa podataka softver "alarmira" ako neka polja ostanu prazna i tako umanjuje mogućnost greške
- ZADOVOLJNI ZAPOSLENI: automatizacijom šablonskih dokumenata, zaposleni su u potpunosti oslobođeni suvišnog posla i papirologije i mogu da se posvete koplikovanijim zadacima.
- USPEŠNO POSLOVANJE: brojni izveštaji o zaposlenima koji se sada kreiraju izuzetno brzo i sadrže validne podatke u mnogome pomažu mendžmentu firme u planiranju, a dobro planiranje znači uspešno poslovanje.
Integracija sa kontrolom radnog vremena
Nekoliko meseci nakon implementacije softvera za ljudske resurse, ovaj klijent uveo je kontrolu pristupa zaposlenih koja se obavlja pomoću identifikacionih kartica kojima se prijavljuju pri ulasku/izlasku na posao. Na zahtev klijenta, povezali smo bazu sa kontrolom pristupa, tako da lice koje je zaduženo za kontrolu pristupa u bazi zaposlenih može da vrši kontrolu i da kreira potrebne izveštaje.